Reglement Regio ontmoeting voor pupillen en C / D junioren.

Selectievorming/regels Zeeland

· De regio wedstrijd is een wedstrijd voor pupillen en C D junioren tussen een aantal regio's (momenteel 5) en wordt gehouden begin juni. De locatie wisselt jaarlijks per deelnemende regio. De organisatievolgorde is: Zeeland, Rijnmond, West Brabant, Midden Holland en Dordrecht.

· Er is een vast chronoloog waaraan niet gesleuteld mag worden (is inmiddels al vele malen uitgevoerd en is gewoon goed)

· namens de VZA selecteren twee personen (per 2008 Jacky Luitwieler en Marjan Bun) de atleten die namens Zeeland naar deze wedstrijd worden uitgezonden.

· De selectieprocedure (zie verderop) wordt hierbij nageleefd. Over het resultaat van de selectie wordt niet gecorrespondeerd.

· De VZA bepaald de wijze van vervoer naar de regio ontmoeting. Geselecteerde atleten zijn verplicht mee te rijden met de door de VZA geregelde bus. Incidenteel kunnen (in bijzondere gevallen) uitzonderingen worden gemaakt. Dit in overleg met de algemeen ploegleiders. Ook ploegleiders zijn verplicht mee te gaan in de bus; hun taak begint op het moment van instappen. Taken voor de ploegleiders worden vooraf apart geformuleerd en bij de uitnodiging aan de ploegleiders verstrekt.

· Alle deelnemers worden geacht zich aan dit reglement te conformeren

· Bij de vaststelling van de kalender wordt de regio ontmoeting onder de aandacht van de verenigingen gebracht.

· Atleten die geselecteerd en uitgenodigd worden om deel te nemen aan de regio wedstrijd, mogen in dat weekend niet uitkomen op een andere wedstrijd (uitzondering: nationale kampioenschappen)

INSCHRIJVING

· 1 á 2 weken voor de datum van de ontmoeting moeten de atleten worden opgegeven aan de organiserende vereniging. De organiserende club stuurt de uitnodiging en daarbij horende formulieren welke moeten worden ingevuld (ong. 4 weken tevoren ) aan de regio coördinator.

SELECTIE VAN ATLETEN

· selecteren van de atleten gebeurt aan de hand van te voren bepaalde wedstrijden (dit zijn de eerste wedstrijden van het baanseizoen), iedereen weet dan wanneer hij/zij moet meedoen en een prestatie moet leveren

· er doen 5 pupillen per groep mee en 3 junioren per onderdeel.

· Er wordt geselecteerd naar aanleiding van de geselecteerde wedstrijden. Hiervoor wordt een ranglijst opgemaakt. De 5 beste pupillen en 3 junioren gaan in principe mee. Zegt er een af, dan komt de eerstvolgende op de ranglijst in aanmerking.

· Junioren mogen 3 onderdelen doen (dit is inclusief estafettes), beter is echter om ze maximaal 2 nummers te laten doen. Houdt er rekening mee dat sommige atleten niet voor 1 nummer mee gaan

PLANNING EN UITNODIGING

· Drie (twee?) weken van tevoren dient de samenstelling van de ploeg bekend te zijn.

· Als de ploegen bekend zijn wordt dit doorgegeven aan de clubs, die vervolgens zo spoedig mogelijk hun atleten informeren. Je kunt dan afzeggingen verwachten, waarna uit de reservelijst geput kan worden.

· De definitieve uitnodiging met gegevens voor de atleten wordt 1 week van tevoren per e-mail aan de contactpersonen van de clubs verstuurd, die zorgen voor distributie binnen de club.

DE ESTAFETTES

· Indeling estafettes:

o voor pupillen geldt dat er 4 pupillen de groepsestafette lopen en de vijfde de pendelestafette, zo doet iedereen een estafette.

o Voor junioren: de snelste vier worden opgesteld. Soms komt het voor dat een club een sterke lichting heeft en drie atleten op de estafette staan. Je kunt dan overwegen om een compleet estafetteteam van die club te selecteren (zijn op elkaar ingesteld), geeft vaak goede resultaten. Degenen die de estafette doen, mogen geen pendelestafette lopen.

o Hou bij het indelen van de pendelestafette in de gaten dat (indien mogelijk) iedere club evenredig is vertegenwoordigd, dus 2 per club

GROEPSLEIDERS

· Indeling groepsleiders: ook hier geldt dat de clubs evenredig vertegenwoordigd zijn. Vaak is het zo dat bijvoorbeeld de Wielingen 1 ploegleider heeft omdat de club weinig vertegenwoordigende atleten heeft. De club met de meeste atleten heeft dan 1 ploegleider extra. De clubs wijzen zelf mensen aan.

T-SHIRTS

· Ieder regio krijgt T-shirts, de maten en aantallen moeten worden opgegeven aan de organiserende regio, die zorgt dan dat de T-shirts op de wedstrijddag aanwezig zijn. De algemeen ploegleider zorgt dat ze verder worden uitgedeeld, uiteraard per ploegleider. Afgesproken is dat er voor de algemeen ploegleiders van de anderen teams (regio’s) een shirt wordt gereserveerd. Dit wordt uitgewisseld. Bestel ook enkele T-shirts in verschillende maten extra, dit ivm afzeggingen cq wijzigingen.

· Maten T-shirts: 128-140-152- 164/S- M – L – XL

o pupillen: 8 ploegen x 5 = 40 pupillen

o T-shirts: 16x maat 128; 21x maat 140; 6x maat 152

o Junioren: ong. 40 + 4 ploegleiders + 1 alg. ploegleider + 2 juryleden

o T-shirts: 12x mt.152 ; 22x 164/S; 12x M

o Ploegleiders (12)/ alg. ploegleiders (2) en juryleden (2): 6M; 6 L; 6 XL

· Voor de Zeeuwse wedstrijd (als Zeeland aan de beurt is als gastheer voor de regiowedstrijd) moeten de T-shirts voor alle regio’s worden besteld. De print moet worden aangeleverd door de VZA.

ALGEMEEN PLOEGLEIDER(S)

· De algemeen ploegleiders mogen geen atleten begeleiden.

· Één algemeen ploegleider is het aanspreekpunt. Momenteel is dat Jacky Luitwieler. Dit is ook degene die na afloop de beker in ontvangst neemt.

· De algemeen ploegleider van de pupillen (Marjan) neemt de diploma’s voor de pupillen in ontvangst en deelt deze uit.

KOSTEN

· De VZA kan een eigen bijdrage van de deelnemers in de kosten vaststellen. Deze bijdrage wordt tijdens de wedstrijd door de ploegleiders geïnd Dit wordt aan de algemeen ploegleider afgedragen.

VERVOER:

· Eventueel busvervoer wordt geregeld door de VZA.

Januari 2010